Bisnis Internasional Bab XI : Komunikasi Bisnis Internasional

BAB XI

KOMUNIKASI BISNIS INTERNASIONAL :

KOMUNIKASI LINTAS BUDAYA

1. Pengertian Komunikasi Bisnis

Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem, baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan. Sedangkan komunikasi bisnis merupakan komunikasi yang digunakan di dalam dunia bisnis, mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun nonverbal

Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written) dan lisan (oral). Pada umumnya, untuk mengirimkan pesan bisnis, orang lebih senang berbicara daripada menulis. Alasannya karena lebih praktis. Disamping itu, mereka yang  terlibat dalam dunia bisnis cenderung lebih suka memperoleh atau mendapatkan informasi dari pada menyampaikan. Untuk melakukan hal tersebut, mereka memerlukan keterampilan mendengar (listening) dan membaca (reading).

Sedangkan komunikasi non-verbal merupakan bentuk komunikasi dalam bentuk bahasa isyarat, simbol-simbol, ekspresi wajah, intonasi suara, sandi dan warna. Komunikasi nonverbal dianggap penting karena sifatnya yang efisien, tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan-pesan yang disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat, sangat penting untuk menyampaikan perasaan dan emosi, dan seseorang dapat mendeteksi kecurangan atau menegaskan kejujuran pembicara. Dalam dunia bisnis, komunikasi nonverbal dapat membantu menentukan kredibilitas dan potensi kepemimpinan seseorang. Jika seseorang dapat belajar mengelola kesan yang dibuat dengan bahasa isyarat, karakteristik atau ekspresi wajah, suara dan penampilan, ia dapat melakukan komunikasi dengan baik. Dengan kata lain, seorang manajer harus dapat menjadi komunikator yang baik.

Komunikasi non-verbal dapat digunakan untuk mengatur alur percakapan, menyediakan/memberikan informasi, mengekspresikan emosi, memberi sifat, melengkapi, menentang atau mengembangkan pesan-pesan verbal, mengendalikan atau mempengaruhi orang lain, dan mempermudah tugas-tugas khusus

2. Pentingnya Komunikasi Bisnis Internasional

Dalam bisnis internasional dewasa ini, komunikasi bisnis internasional menjadi sangat penting. Semakin terbukanya peluang perusahaan memasuki pasar internasional sebagai akibat keterbukaan ekonomi dunia dengan dilaksanakannya perdagangan bebas dan terbentuknya kelompok-kelompok ekonomi regional, seperti AFTA (Asean Free Trade Area), NAFTA (North America Free Trade Area) dan Uni Eropa, makin meningkatkan peluang bisnis internasional dan makin luasnya pasar internasional. Memasuki pasar baru di luar negeri berarti menghadapi beragam manusia dari berbagai negara, bangsa, dan suku bangsa dengan keanekaragaman budayanya. Oleh karena itu kemampuan berkomunikasi dengan pelanggan dan pemangku kepentingan (stake holders) setempat menjadi sangat penting dalam pencapaian tujuan perusahaan. Pentingnya komunikasi bisnis internasional dipengaruhi juga antara lain oleh semakin pesatnya perkembangan teknologi komunikasi dan informasi yang inovatif, perubahan lingkungan kerja akibat adanya perubahan-perubahan tersebut, tenaga kerja yang semakin beragam, dan munculnya perekonomian baru berbasis informasi dan pengetahuan

3. Komunikasi Bisnis Lintas Budaya

Komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis internasional, baik komunikasi verbal maupun nonverbal, harus memperhatikan faktor-faktor budaya di suatu daerah, wilayah, atau negara. Pengertian lintas budaya bukan hanya semata-mata budaya asing (internasional) tetapi juga budaya yang tumbuh dan berkembang di berbagai daerah dalam wilayah suatu negara.

Budaya merupakan tipikal karakteristik perilaku dalam suatu kelompok masyarakat, yang meliputi seperangkat sistem nilai, kepercayaan atau keyakinan, simbol-simbol, standar, pengetahuan, moral, hukum, adat istiadat dan perilaku yang menentukan bagaimana seseorang bertindak, berperasaan dan memandang dirinya serta orang lain.

Terdapat tiga tingkatan budaya, yaitu (i) tingkatan formal, yaitu sebuah tradisi atau kebiasaan yang dilakukan oleh suatu masyarakat yang turun temurun dari satu generasi ke generasi berikutnya dan bersifat formal; (ii) tingkatan informal, yaitu budaya yang lebih banyak diteruskan oleh suatu masyarakat dari generasi ke generasi berikutnya melalui apa yang didengar, dilihat, digunakan dan dilakukan tanpa mengetahui alasannya mengapa hal itu dilakukan; dan (iii) tingkatan teknis, yaitu bukti-bukti dan aturan-aturan yang memiliki suatu penjelasan yang logis mengapa sesuatu harus atau tidak boleh dilakukan.

4. Mengenal Perbedaan Budaya

Menurut Boovee dan Thill (2003) perbedaan budaya dapat terlihat dari konteks budaya, gaya komunikasi, nilai-nilai sosial, peran dan status, kebiasaan dalam pengambilan keputusan, sikap terhadap waktu, konsep jarak komunikasi, bahasa tubuh, perilaku sosial, perilaku etis, dan budaya perusahaan yang ada di masyarakat.

1. Konteks budaya

Konteks budaya merupakan petunjuk fisik dan pemahaman implisit yang menyertai makna di antara mereka yang melakukan komunikasi. Berdasarkan konsep konteks budaya, budaya dibedakan menjadi budaya konteks rendah dan budaya konteks tinggi. Budaya konteks rendah misalnya dimiliki oleh eksekutif dari Amerika Utara dan Eropa, sedangkan budaya konteks tinggi dimiliki oleh eksekutif Jepang, Cina dan Arab. Eksekutif dengan budaya konteks rendah cenderung menyukai interaksi verbal langsung, memahami makna pada satu tingkat saja, kurang fasih membaca isyarat non-verbal, logis, analitis, menghargai individualisme, berorientasi tindakan, kurang tergantung pada lingkungan untuk mengungkapkan makna, dan mengatakan “tidak” secara langsung. Sedangkan eksekutif dengan budaya konteks tinggi cenderung menyukai interaksi verbal tidak langsung, memahami makna yang melekat pada banyak tingkat sosiokultural, lebih mampu membaca isyarat non-verbal, menghargai kebersamaan kelompok, lebih tergantung pada konteks dan perasaan, dan menghindari berkata “tidak”.

2. Gaya komunikasi

Eksekutif dengan budaya konteks rendah berkomunikasi dengan pesan yang terstruktur dengan baik, memberi rincian, menekankan makna harfiah, memberi otoritas pada informasi tertulis, kata-kata sangat penting, khususnya dalam kontrak dan negoisasi. Sedangkan eksekutif dengan konteks budaya tinggi berkomunikasi dalam pesan sederhana, ambigu, tidak terstruktur, lebih menekankan pada konteks di sekitar daripada kata-kata dalam sebuah negoisasi, dan memahami pesan visual.

3. Nilai-nilai sosial

Perbedaan di dalam nilai-nilai sosial dalam budaya dan di  masyarakat atau negara akan sangat mempengaruhi pengambilan keputusan bisnis. Sebagai contoh, penduduk Amerika Serikat, yang menjunjung kerja keras dan kerja efisien, berpandangan penggunaan dua tenaga kerja dengan metode kerja modern dianggap lebih baik dibanding penggunaan empat pekerja dengan metode kerja tradisional. Sedangkan di negara-negara berkembang dengan angka pengangguran yang relatif tinggi, manager berpandangan menciptakan pekerjaan lebih penting dibanding bekerja secara efisien, sehingga lebih baik mempekerjakan empat orang dibanding dua orang.

4. Peran dan status

Budaya seringkali menentukan peran seseorang yang ada di masyarakat Misalnya, masalah gender seringkali mempengaruhi peran seseorang di dalam kegiatan bisnis sering. Di beberapa negara, terutama negara berkembang, peran perempuan dalam dunia bisnis masih relatif sangat lemah. Secara umum, di negara maju peran perempuan dalam bisnis relatif lebih kuat dibanding di negara berkembang Dalam konsep status juga terdapat cara pandang berbeda. Di banyak negara, status seseorang, seperti apakah dia manajer puncak, menengah atau bawah, dapat dilihat dari ruang kerjanya. Di Amerika Serikat, misalnya, seorang eksekutif ditandai dengan ruang kantor pribadi yang luas, dengan asesori yang mewah. Di beberapa negara, status sesorang dapat dilihat kehadirannya di suatu pertemuan atau rapat, dimana para eksekutif biasanya datang setelah semua staf hadir, sedangkan di negara maju eksekutif dan staf datang sesuai dengan waktu undangan yang telah ditetapkan.

5. Pengambilan keputusan

Kebiasaan membuat atau mengambil keputusan oleh para eksekutif juga sering berbeda antara satu negara dengan negara lainnya. Di negara seperti Amerika Serikat dan Kanada, pengambilan keputusan penting diambil oleh para eksekutif secara cepat dan efisien. Sedangkan di Pakistan, pengambilan keputusan cukup diambil oleh eksekutif tertinggi, dan di Cina dan Jepang pengambilan keputusan dilakukan secara konsensus melalui suatu proses yang panjang, sehingga cenderung bertele-tele.

6. Konsep waktu

Dalam budaya berbagai bangsa terdapat perbedaan mengenai konsep waktu. Para eksekutif di sebagaian besar negara maju menganggap waktu sebagai sesuatu yang sangat berharga, dan menghubungkannya dengan produktivitas, efisiensi dan uang, sehingga harusn dimanfaatkan seefisien mungkin. Membuat seseorang harus menunggu dalam pertemuan bisnis dianggap merupakan hal yang tidak sopan dan membuang sesuatu yang berharga. Hal sebaliknya terdapat pada pandangan eksekutif dari Asia, dimana mereka memandang waktu lebih fleksibel, dan menurut mereka menciptakan hubungan bisnis adalah lebih penting daripada menepati batas waktu atau jadwal yang ketat.

7. Konsep jarak komunikasi

Konsep jarak dalam berkomunikasi mempunyai perbedaan antara suatu bangsa dengan bangsa yang lain. Sebagai contoh, orang Kanada dan Amerika Serikat menjaga jarak sekitar lima kaki pada saat mereka melakukan komunikasi bisnis. Sedangkan bagi orang Jerman dan Jepang jarak tersebut terlalu dekat, dan bagi orang Arab dan Amerika Latin jarak tersebut terlalu jauh.

8. Bahasa tubuh

Perbedaan bahasa tubuh sering menjadi penyebab kesalahpahaman komunikasi lintas budaya, padahal bahasa tubuh oleh berbagai bangsa sering digunakan untuk membantu menjelaskan pesan yang ingin disampaikan. Orang yang berbeda budaya seringkali salah di dalam menangkap bahasa tubuh. Sebagai contoh, untuk menunjukkan tanda ketidaksetujuan, orang Indonesia menggelengkan kepala ke kanan dan kiri, orang Sisilia dengan mengangkat bahu ke atas, dan orang Bulgaria dengan menggerakkan kepala ke atas dan bawah.

9. Perilaku sosial

Terdapat perbedaan pandangan mengenai suatu perilaku, apa yang dianggap sopan oleh suatu bangsa dapat dianggap sebaliknya oleh bangsa lain. Sebagai contoh, menaikkan kaki di atas meja atau memberikan sesuatu dengan menggunakan tangan kiri dianggap hal yang biasa oleh orang Amerika Serikat, akan tetapi tidak demikian oleh sebagian besar orang Asia.

10. Perilaku etis

Perilaku yang dianggap etis bisa berbeda antara suatu bangsa dengan bangsa lain. Pemberian hadiah oleh pengusaha kepada pejabat pemerintah dianggap biasa dan bukan merupakan tindakan illegal di beberapa negara, akan tetapi oleh orang Amerika hal ini dianggap sebagai sesuatu yang illegal atau merupakan bentuk suap  sehingga merupakan tindakan yang tidak etis.

11. Perbedaan budaya perusahaan

Budaya perusahaan di berbagai negara seringkali berbeda satu dengan lainnya. Budaya perusahaan merupakan cara suatu perusahaan dalam melaksanakan sesuatu, sehingga membentuk bagaimana perasaan orang mengenai perusahaan dan pekerjaan yang dilakukannya, cara menafsirkan dan bereaksi satu sama lainnya, dan harapan menyangkut perubahan dalam bisnis. Perbedaan budaya perusahaan seringkali menyebabkan kegagalan di dalam melakukan aliansi strategis dengan perusahaan asing.

5. Meningkatkan Kemampuan Komunikasi Lintas Budaya

Apabila seseorang akan melakukan bisnis orang yang berbeda budaya, terdapat beberapa hal yang dapat dilakukan untuk mempersiapkan dan meningkatkan kemampuan komunikasi antar budaya.

1. Pelajari budaya sendiri

Langkah pertama adalah mempelajari budaya sendiri terkait dengan persepsi mengenai adat istiadat, etika, norma, dan lain-lain, dengan kesadaran bahwa hal itu mungkin akan berbeda dengan budaya dari orang dari negara atau bangsa lain. Dalam kaitannya dengan hal di atas, perlu dipelajari perbedaan di dalam isyarat nonverbal, seperti makna ekspresi wajah, bahasa tubuh, penggunaan waktu dan ruang, dan lain-lain.

2. Pelajari budaya lain

Langkah kedua adalah mempelajari  budaya lain. Pengetahuan mengenai budaya lain dapat diperoleh dengan melakukan pelatihan khusus mengenai budaya negara atau bangsa lain. Pengetahuan ini akan membantu salah persepsi mengenai budaya asing, mengurangi ketakutan, meminimalkan kesalahpahaman, dan meningkatkan kesiapan dalam mengahdapi budaya yang berbeda.

3. Hindari etnosentrisme

Etnosentrisme adalah kecenderungan untuk menilai kelompok lain dengan standar, tingkah laku, dan tradisi kelompok sendiri dan memandang kelompok lain lebih rendah. Cara menghindari etnosentrisme adalah dengan menerapkan azas kesamaan bahwa tidak ada budaya superior dan budaya inferior, memperlakukan orang lain seperti kita ingin diperlakukan oleh orang lain, dan memperlakukan orang lain seperti mereka memperlakukan diri mereka.

4. Hindari menghakimi

Hindari menghakimi budaya lain sebagai benar atau salah. Artinya berusahalah untuk menerima budaya lain sebagai berbeda, dan tidak menilai benar atau salah dari sudut pandang budaya kita.

5. Bersikaplah fleksibel

Apabila terjadi pertentangan budaya, carilah jalan keluar dengan menghargai kedua budaya, dan bersikaplah fleksibel dalam membangun kompromi.

6. Penggunaan bahasa

Bahasa Inggris merupakan bahasa yang secara umum digunakan dalam hubungan bisnis internasional. Walaupun demikian harus disadari bahwa  terdapat bahasa lain yang seringkali digunakan, yaitu bahasa Perancis, Spanyol dan Mandarin. Dalam penggunaan bahasa Inggris, sedapat mungkin gunakan bahasa Inggris yang sederhana apabila berhubungan dengan orang lain yang menggunakan bahasa Inggris bukan sebagai bahasa ibu. Hilangkan permainan kata dan penggunaan idiom, jargon, akronim dan apa saja yang sulit diterjemahkan.

7. Penyampaian pesan lisan

Dalam menyampaikan pesan lisan terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu antara lain : gunakan bahasa Inggris sederhana dan standar, pelajari ungkapan-ungkapan asing, berbicaralah dengan pelan dan jelas, pelajari pesan mata  pendengar apakah mereka mengerti atau tidak mengenai apa yang disampaikan, sering berhenti untuk mengecek pemahaman, menerima kesalahan apabila terjadi kesalahpahaman, selalulah tersenyum, dengarkan pandangan pendengar tanpa mencela, dan setelah percakapan atau negosisasi lisan konfirmasikan dengan surat tindak lanjut.

8. Penyampaian pesan tertulis

Dalam penyampaian pesan tertulis, seperti pengiriman surat atau dokumen, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu antara lain : gunakan format surat atau dokumen lokal, gunakan kalimat dan paragraf singkat dan pendek, gunakan kalimat yang jelas (seperti hindari penggunaan idiom, peribahasa, dan  singkatan), gunakan tata bahasa yang benar, kutip angka dengan hati-hati, dan sesuaikan susunan, nada dan gaya bahasa dengan pembaca.

6. Komunikasi Dalam Tim Multi Budaya

Sebuah perusahaan internasional umumnya memiliki karyawan dengan lebih dari satu kebangsaan atau bahkan banyak kebangsaan. Karena adanya keterbatasan jumlah karyawan, atau karena keterbatasan tenaga ahli, di dalam pencapaian suatu tujuan perusahaan seringkali dibentuk tim atau kelompok kecil, dimana anggotanya terdiri dari berbagai kebangsaan dengan berbagai keahlian. Alasan pembentukan tim dan karakteristik tim yang berhasil diuraikan di bawah ini.

6.1. Alasan Pembentukan Tim

1. Untuk memperoleh keputusan yang lebih baik,  akurat dan efektif, dimana masing-masing anggota tim dapat memberikan kontribusi berdasarkan keahlian masing-masing.
2. Tim akan dapat bertindak secara cepat merespons sesuatu masalah yang muncul.
3. Tim dapat lebih mudah melihat peluang-peluang dalam peningkatan efisiensi, karena anggota tim secara langsung dan intensif mencari upaya pemecahan masalah dari tugas yang dibebankan.
4. Keputusan yang diambil secara bersama oleh tim biasanya dapat diterima dan didukung oleh seluruh anggota tim.
5. Anggota tim yang memberi masukan terhadap suatu keputusan cenderung tidak resisten atau dapat menerima perubahan yang terjadi akibat keputusan tersebut.
6. Kesuksesan tim dapat meningkatkan kepuasan pribadi dan moral kerja anggota tim, maupun tim secara keseluruhan.
7. Karena semua anggota bertanggung jawab atas keputusan yang diambil, maka hal ini akan mengurangi risiko dipersalahkan untuk setiap anggota tim.

6.2. Karakteristik Tim Yang Berhasil

1. Tim memiliki ukuran yang kecil dengan keahlian anggota tim yang beragam. Sebuah tim biasanya memiliki anggota antara dua sampai 25 orang, dan empat sampai 5 anggota merupakan jumlah yang optimal.
2. Masing-masing anggota tim menyetujui tujuan pembentukan tim yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
3. Tim memiliki prosedur kerja, yang meliputi antara lain jangka waktu dari tahapan pencapaian tujuan, penetapan peran dan tugas masing-masing anggota, dan cara pengambilan keputusan. Tim memiliki daftar periksa (check list) untuk menilai apakah tim telah mencapai sasaran yang telah ditetapkan atau belum dan dapat digunakan untuk melakukan perbaikan apabila kemajuan belum memuaskan.
4. Keputusan yang terbaik harus diambil secara konsensus, dimana semua anggota setuju. Perbedaan pendapat yang muncul di antara anggota harus didasarkan pada tugas dan bukan masalah pribadi, dan dapat diselesaikan dengan melakukan negoisasi secara adil.
5. Tim terbaik melakukan tukar menukar informasi dan penyampaian ide-ide secara bebas dalam lingkungan atau suasana yang informal. Anggota tim terlibat secara aktif. berbicara secara jelas, pasti, mendorong umpan balik, membaca bahasa tubuh, dan terlibat dalam perdebatan yang konstruktif dan bijaksana, serta mampu menyelipkan humor dalam interaksinya.
6. Anggota tim memiliki kemampuan untuk bekerja sama dan bukan bersaing, dimana mereka menyumbangkan ide dan umpan balik tanpa mementingkan diri sendiri.
7. Secara keseluruhan, tim memiliki tanjung jawab etis bukan hanya terhadap anggotanya, akan tetapi juga terhadap perusahaan dan masyarakat. Bentuk tanggung jawab etis ini antara lain bertekad untuk melakukan yang terbaik, bertindak untuk kebaikan kelompok, komitmen untuk berlaku adil, bersiap menjadi contoh anggota tim yang baik, dan  berperan aktif sebagai anggota tim dengan penuh tanggung jawab.
8. Tim yang efektif biasanya tidak memiliki pemimpin formal, akan tetapi melakukan kepemimpinan bergilir berdasarkan keahlian anggota sesuai dengan tahapan perkembangan tim. Banyak tim menentukan kepemimpinan secara demokratis, walaupun dalam masa kritis sering diperlukan seorang pemimpin yang kuat dan berwibawa.
9. Dewasa ini, dalam komunikasi antar anggota tim dapat memanfatkan teknologi semaksimal mungkin, termasuk internet,  e-mail,  mailing-list group, video conference, speaker phone dan lain-lain. Akan tetapi harus dipastikan bahwa semua anggota mampu menggunakannya.